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法規叢書案例

Q2. 公司是否可以蒐集、保存涉及求職者隱私的資料?

Q2. 公司是否可以蒐集、保存涉及求職者隱私的資料?

A公司於招募新員工時,希望能更深入瞭解求職者的生平背景,故對求職者詢問較為隱私的問題,包括詢問疾病史與使用醫療藥物的情形,此外,尚要求求職者提供HIV檢測陰性的健檢報告,以及警察刑事紀錄證明書(俗稱良民證)。A公司認為,若非如此,無法篩選出品性正直的健康員工,以維持A公司優良的工...

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Q3. 公司是否可以在沒有取得求職者同意的情況下,蒐集使用求職者資料?

Q3. 公司是否可以在沒有取得求職者同意的情況下,蒐集使用求職者資料?

A公司架設公司網站,其中設置有人事募集的網頁頁面,若有招募新員工之需求就會將相關工作職缺、資格要求、公司概況、福利制度、應徵方式與聯絡窗口公告週知於網站上。某日求職者B主動將其履歷資料寄至A公司電子郵件信箱,在A公司尚未對B履行法定告知義務,且未取得B書面同意下,A公司可否蒐集、...

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Q4. 公司是否可以對求職者進行人事背景查核?

Q4. 公司是否可以對求職者進行人事背景查核?

A公司為驗證求職者B所提供履歷資料之正確性與完整性,以判斷求職者B是否適任於所應徵之職缺,擬對B進行人事背景查核(reference check),除以求職者B履歷中的個人資料作為關鍵字,上網搜尋與B相關之資訊,並去電向其前任雇主C詢問求職者B過去工作狀況。A公司對求職者B進行人...

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Q5.公司於員工就職時未告知蒐集利用員工個人資料的情形,是否需要補行告知義務?

Q5.公司於員工就職時未告知蒐集利用員工個人資料的情形,是否需要補行告知義務?

依據個人資料保護法,A公司於蒐集員工資料時,有主動告知之義務。雖然員工加入A公司時均曾與公司簽訂有書面聘僱合約,但A公司從未對員工正式告知公司蒐集、處理、利用員工個人資料之情形。個人資料保護法施行後,A公司是否須對於在職員工補行告知義務?若告知義務是以書面方式為之,是否須取得各員...

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Q6. 新法施行後,在有簽聘僱合約的情況下,是否可以不需員工的個資書面同意書?

Q6. 新法施行後,在有簽聘僱合約的情況下,是否可以不需員工的個資書面同意書?

A公司和在職員工間均簽訂有書面聘僱合約,則個人資料保護法施行後,A公司直接自員工取得的個人資料,是否即不需另外再取得員工的書面同意?

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Q7. A公司為激勵員工,在辦公室榮譽榜上公布績效優良的員工姓名,是否違反個人資料保護法?

Q7. A公司為激勵員工,在辦公室榮譽榜上公布績效優良的員工姓名,是否違反個人資料保護法?

個人資料保護法第20條第1項本文規定:「非公務機關對個人資料之利用,除第6條第1項所規定資料外,應於蒐集之特定目的必要範圍內為之。」準此,A公司為人事管理特定目的,張貼榮譽榜揭示員工姓名,係屬必要範圍內所為獎勵員工行為,符合個人資料保護法上開規定。

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Q8. 公司對於離職員工的資料該如何處理才符合個資法?

Q8. 公司對於離職員工的資料該如何處理才符合個資法?

A公司將在職員工的獎懲違規情事均註記於內部人事系統,並繼續保留已離職員工的獎懲違規紀錄於人事系統,但從未與員工特別約定資料保留年限。若A公司希望能夠繼續保留離職員工之資料,以供將來查詢年資及聘僱紀錄時使用,應如何約定才符合個人資料保護法?

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Q9. A公司可否編印並發放員工通訊錄?除公司的電話分機號碼外,A公司可否蒐集全體員工的住宅或行動電話,並編印發放?

Q9. A公司可否編印並發放員工通訊錄?除公司的電話分機號碼外,A公司可否蒐集全體員工的住宅或行動電話,並編印發放?

A公司基於人事管理、契約或其他法律關係之特定目的,於其與員工所定契約必要範圍內為蒐集、處理及利用個人資料,應符合個人資料保護法第19條、第20條規定。 依個人資料保護法第19條蒐集個人資料時,應注意所蒐集個人資料之對象及類別不同,其目的及必要性上將有所差別,例如,A公司對於單位業...

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Q10. 公司委託廠商辦理員工活動,所取得的員工及眷屬資料是否需要另外取得員工的書面同意書?

Q10. 公司委託廠商辦理員工活動,所取得的員工及眷屬資料是否需要另外取得員工的書面同意書?

A公司預計委請知名旅行社B舉辦一年一度的員工旅遊活動,為辦理購票與保險等事項,旅行社B必須取得參加活動的A公司員工及眷屬的個人資料,是否須另外取得員工書面同意?此外,A公司每年並舉辦尾牙活動,須將員工資料提供給活動公司C,以利節目安排及抽獎活動之使用,是否須另外取得員工書面同意?

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Q11. 公司提供給廠商的員工資料為匿名形式,是否需要員工同意書?

Q11. 公司提供給廠商的員工資料為匿名形式,是否需要員工同意書?

A公司參與顧問公司B舉辦之市場就業薪資調查,將員工之資料提供給顧問公司B,但提供之資料不包括員工姓名,僅有員工編號、所屬部門、職稱、年資、薪資等,是否也須取得員工書面同意?

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