法律小常識

依據個人資料保護法，A公司於蒐集員工資料時，有主動告知之義務。雖然員工加入A公司時均曾與公司簽訂有書面聘僱合約，但A公司從未對員工正式告知公司蒐集、處理、利用員工個人資料之情形。個人資料保護法施行後，A公司是否須對於在職員工補行告知義務？若告知義務是以書面方式為之，是否須取得各員工簽署已接受到告知之聲明？

在個人資料保護法施行前已自員工直接蒐集而來的個人資料，於修正施行後，A公司得繼續為處理及特定目的內之利用（個人資料保護法施行細則第32條，請詳參第一篇Q3）；而非自員工取得之個人資料（即間接蒐集之情形），始有補行告知的問題，個人資料保護法第54條規定應於一年內完成告知，因該條尚未施行，A公司目前暫時不用補行告知，但應觀察修法動態，以隨時應變實施。
在個人資料保護法施行後，不論直接蒐集或間接蒐集，除非A公司符合個人資料保護法第8條第2項得免告知之情形，例如自各員工的書面聘僱合約可以很明確地看出A公司已盡告知個人資料保護法第8條第1項各款事項，使A公司可以舉證證明員工明知應告知之內容，或者A公司依法律規定或為履行法定義務所必要而得免告知等，否則A公司仍應對現任員工補行告知義務。
個人資料保護法並未規定當事人須簽署已接受到告知之獨立聲明，僅規定當事人必須經充分告知。然而，依個人資料保護法第29條第1項，是否盡告知義務，是由資料蒐集者即A公司來舉證，故建議A公司還是盡可能取得相關佐證資料存查，例如針對現任員工，可以發放單張告知函，說明A公司對於員工個人資料的相關隱私保護政策，並載明個人資料保護法第8條第1項各款法定應告知事項。