法律小常識

A公司將在職員工的獎懲違規情事均註記於內部人事系統，並繼續保留已離職員工的獎懲違規紀錄於人事系統，但從未與員工特別約定資料保留年限。若A公司希望能夠繼續保留離職員工之資料，以供將來查詢年資及聘僱紀錄時使用，應如何約定才符合個人資料保護法？

就在職期間之使用而言，因A公司與在職員工均有契約關係，依據個人資料保護法第19條第1項第2款，應可於人事管理目的內為蒐集或處理。然而，針對已註記於A公司人事管理系統的離職員工獎懲紀錄，員工離職後繼續保存個人資料部分，因A公司與已離職員工之間已無契約關係，無法以第19條第1項第2款作為合法事由，必須另尋合法事由。
勞動基準法第7條要求雇主應置備勞工名卡，登記勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項，勞工名卡應保管至勞工離職後五年。再者，勞動基準法第23條第2項規定雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資計算項目、工資總額等事項記入，工資清冊應保存五年。上述勞動基準法之規定應屬個人資料保護法第19條第1項第1款「法律明文規定」之合法事由，A公司基於特定目的，蒐集或處理已離職員工個人資料，應為合法；且A公司繼續保留離職員工之資料至離職後五年，係履行其法定義務所必要，依個人資料保護法第8條第2項第2款得免告知當事人。
然而，若要繼續保留五年以上以供將來查詢年資及聘僱紀錄目的之使用，則已不具備個人資料保護法第19條第1項第1款「法律明文規定」之合法事由，此時，Ａ公司可以依個人資料保護法第11條第3項但書及個人資料保護法施行細則第21條，主張因執行職務或業務所必須，縱個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿，仍不須刪除、停止處理或利用個人資料。惟就A公司保留離職員工的獎懲紀錄是否屬公司執行職務或業務所必須者，必須依個案事實判斷。為明確起見，建議A公司可以於員工初加入公司或仍在職時，依據個人資料保護法第8條第1項第4款，告知員工其個人資料之利用期間，即不僅於該員工在職期間為利用，尚可能延續至員工離職後A公司存續之期間，並且事先取得員工個別同意為妥。