公司追求營利的同時，要小心商業行為違法而被行政機關裁罰。中小企業主收到行政機關發函通知受查緝或被檢舉有違法行為，要求公司提出陳述意見書，公司該回覆嗎？蔡幸紋律師以擔任經濟部中小企業榮譽律師，以及公司法律顧問的經驗來分析，若公司未妥善處理行政機關所發陳述意見通知書函，可能對公司在法律上形成不利的評價。
公司為何會收到行政機關的陳述意見通知書函？
行政機關依職權查獲公司有違法行為，或是接獲檢舉人所提出的檢舉，例如公司在廣告有虛偽不實，像是廣告內容使人誤認公司為原廠的總/代理商、總/經銷商、分支機構、維修中心或服務站；廣告內容使人誤認有專利、商標授權或其他智慧財產權；直播主為促銷商品舉辦直播抽獎活動，卻未事先說明領取獎項資格有限制條件等，均涉及違反公平交易法第21條的規定。常見還有銷售化粧品的廣告內容，有虛偽、誇大的情況，或有醫療效能的宣傳，涉及違反化粧品衛生安全管理法第10條的規定。另外公司被檢舉使用同業名稱刊登關鍵字廣告、加盟前總部未於簽約前揭露加盟合約內的重要資訊等，都涉及違反公平交易法第25條的規定。
行政機關依職權或經檢舉得知公司有違法行為後，行政機關在決定是否處罰公司之前，會進行調查，以書面函文通知公司及關係人，到場或提出書面來陳述意見。
公司不回函給行政機關，會如何？
首先，當公司不配合調查，行政機關依法可以先裁處罰鍰。
例如公平交易委員會因廣告不實案件來函通知公司提出書面意見，在函文中會說明公司提出陳述書之期限及不提出的效果，如公司無正當理由規避、妨礙或拒絕調查，依照公平交易法第44條的規定，得處新臺幣5萬元以上50萬元以下罰鍰；如公司再不配合調查，得按次處罰10萬元以上100萬元以下罰鍰。若是公平交易委員會調查後，認為公司確實有違反公平交易法第21條或第25條的規定，得處5萬元以2,500萬元以下罰鍰。也就是說，在行政機關決定是否對公司廣告不實的案件開罰之前，行政機關即得針對公司無正當理由不配合調查的行為，先裁處罰鍰。
再來，公司不配合陳述意見，如同放棄為自己辯駁的機會。
當行政機關對於違法行為有多數可以處罰的對象，例如廣告不實涉及違反公平交易法第21條，公平交易委員會同時調查了製造或販售商品的公司、商品所上架的電商平台、合作的網紅、直播主或部落客。當其他同案被調查對象所提出的解釋不完整或不真實，被調查的公司卻沒有以自己的立場提出證據及說明，那等於是公司放棄為自己辯駁的機會。
找律師就一定不會被罰？律師可以提供公司什麼樣的協助？
蔡幸紋律師以擔任經濟部中小企業署榮譽律師，以及公司法律顧問的經驗來分享：在法律諮詢階段，律師協助公司客戶檢視行政機關裁處前的程序是否合法？是否有說明處罰的法律依據及事證為何？通常行政機關的函文通知中，會檢附行政機關裁處時所依據的證據資料，例如遭指稱廣告不實的網站截圖，律師可協助檢視公司是否可能將被裁罰。
在行政機關的函文通知中，通常也會指出公司可以準備哪些文件或證據資料向機關說明。律師協助公司整理所能提出的證據資料，思考陳述書中可能回覆的方向，通常法律顧問客戶也願意委託蔡幸紋律師回覆行政機關的函文，為公司向行政機關提出陳述書，因為律師會協助檢視公司所提交的資料及說明，會不會反而讓公司被罰更多錢，或是為公司引來其他的麻煩？這也是許多中小企業主所不樂見，卻又常常忽略的細節。
最重要的是，蔡幸紋律師透過法律諮詢，以及撰寫陳述書時所準備的書面資料及說明時，為公司了解引發本次行政機關處罰程序的問題所在，協助公司健全制度，或是修正與往來交易對象的合約，減少公司將來再被調查和處罰的機會，即便遇到同業惡意檢舉，公司也能對案件有周全的說明。