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首頁 看問答 個人資料保護.隱私權 薪資明細交由人資以外人員發送

薪資明細交由人資以外人員發送


許OO 發問於 2023-10-21 | 臺北 | 專業、科學及技術服務業

Q: 公司人資向各部門主管寄送所屬部門下各員工的薪資明細,讓主管各別自行寄送給各員工,請問這個行為交由部門其中一個員工代為寄送薪資明細給其他同事是否有違反個資法疑慮呢?假如主管指派某人負責發送薪資明細而讓某些同事感覺被侵犯隱私,未來某人是否因為是主管指派而無法被究責呢?

個資法

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A:  您好:

一、按法務部106年07月14日法律字第10603509150號函:「…二、按個人資料保護法(下稱個資法)第2條第1款規定略以:「本法用詞,定義如下:一、個人資料:指自然人之......財務情況、社會活動及其他得以直接或間接方式識別該個人之資料。」是以,自然人之薪資、收入或所得等資料,應屬個資法所定之個人資料,合先敘明。」

二、次按,個人資料保護法第2條規定:「…三、蒐集:指以任何方式取得個人資料。四、處理:指為建立或利用個人資料檔案所為資料之記錄、輸入、儲存、編輯、更正、複製、檢索、刪除、輸出、連結或內部傳送。五、利用:指將蒐集之個人資料為處理以外之使用…。」

三、有關員工之薪資明細表,依上開法務部函釋說明,為自然人之薪資、收入或所得資料,為個人資料保護法第2條第1款定義之「自然人之財務情況」,屬個人資料範疇。

四、本題公司委託各部門主管轉送所屬部門員工之薪資明細表,再由主管各別轉交予員工,或再由主管委託部門中某位員工轉交予員工,其中受委託「部門主管」或「某位員工」為受非公務機關委託蒐集、處理或利用個人資料,依個人資料保護法第4條規定,於個人資料保護法範圍內,視同委託機關;並依個人資料保護法施行細則第7條規定,受委託蒐集、處理或利用個人資料之法人、團體或自然人,依委託機關應適用之規定為之。

五、而本題公司委託各部門主管轉送所屬部門員工之薪資明細表,再由主管各別轉交予員工,或再由主管委託部門中某位員工轉交予員工,性質上有認為公司將歸屬於員工之個人資料交予員工之行為,係屬於建立或利用個人資料檔案所為資料之記錄、複製、內部傳送,而屬個人資料保護法第2條第4款定義之個人資料之「處理」;或有認公司轉交薪資明細予員工,供員工核對薪資項目及金額,對公司而言性質上為個人資料保護法第2條第5款規定之個人資料之「利用」。惟不論性質為個人資料之「處理」或「利用」,均應符合個人資料保護法第19條、第20條及第27條規定為之。

六、要言之,本題公司轉交薪資明細(個人資料)予員工為例,如從非公務機關對個人資料之「處理」角度觀之,則依個人資料保護法第19條第1項規定,應有特定目的(例如:本題雇主發送員工之薪資明細供核對、留存,係基於人事管理目的),並應符合個人資料保護法第19條第1項各款規定:「…二、與當事人有契約或類似契約之關係,且已採取適當之安全措施。…。」舉例而言,本題公司(雇主)與勞工間訂立有勞動契約、僱傭契約關係,而屬個人資料保護法第19條第1項第2款規定:「當事人有契約或類似契約之關係」,故在公司在「處理」個人資料,「採取適當之安全措施」;以及公司應依個人資料保護法第27條第1項規定,非公務機關保有個人資料檔案者,應採行適當之安全措施,防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏。

七、再言之,公司(雇主)應注意在將員工之薪資明細表傳送予員工知悉時,不論是透過各部門主管轉交,或主管指派其他某位員工(受僱人)轉交,應採取適當保密或加密措施,如以紙本轉交予員工之方式,可採取封緘或採取加密等適當之安全措施轉交予員工,以保護個別員工之個人資料、隱私等人格權,防止個人資料被竊取或洩漏,而不致有違反個人資料保護法之疑慮。又例如常見公司以公司內部系統傳送員工之薪資明細表,僅個別員工可自登入系統查看自己個人之薪資明細,其他員工無法知悉,則亦不會有違反個人資料保護法之疑慮。

八、倘公司(雇主)或主管或主管指派其他某位員工(受僱人),在轉交薪資明細予員工之過程中,未採取適之安全措施,導致個人資料被竊取或洩漏,則可能違反個人資料保護法第19條規定或第27條第1項規定,得分別依同法第47條規定,由中央目的事業主管機關或直轄市、縣(市)政府處新臺幣五萬元以上五十萬元以下罰鍰,並令限期改正,屆期未改正者,按次處罰;或依同法第48條第2項規定,由中央目的事業主管機關或直轄市、縣(市)政府處新臺幣二萬元以上二百萬元以下罰鍰,並令其限期改正,屆期未改正者,按次處新臺幣十五萬元以上一千五百萬元以下罰鍰。

九、又,本題所詢個案具體情況,倘認有違反個人資料保護法之相關規定,是可以書面方式檢具相關違法具體事證,向所在地方縣市政府勞動主管機關提出檢舉。

十、以上回覆敬供參考,謝謝您。

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