Q: 您好，敝公司總公司設於台中，並於其他縣市設有辦事處。為方便各辦事處同仁能認識新進員工，總公司製作將新進員工表單，並附上照片及生日。但現有員工表示，此舉已違反個資法。請問敝公司製作新進人員表單是否有違反個資法？
A:
您好：
依照個人資料保護法第20條第1項規定，非公務機關對個人資料之利用，除第六條第一項所規定資料外，應於蒐集之特定目的必要範圍內為之。
公司當初取得員工之個人資料，應是基於人事管理等目的，在此目的之必要範圍內下，可合法使用相關之個人資料。
依照您的敘述，使用員工之姓名、照片，目的係為幫助員工彼此間之認識，尚可認為是在公司相關工作之範圍內，原則上應在前述特定目的之範圍內，應可符合個資法之規定。
不過，員工間知道彼此之生日，很難認為是執行公司之業務所必要，若將生日一併公布，恐怕有逾越合理、必要之使用範圍之嫌。以上供您參考。
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