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員工緊急連絡清冊公告在公司內網


李OO 發問於 2023-11-16 | 臺南 | 製造業

Q: 你好,

1.公司為24小時連續生產化學品的股份有限公司。
2.員工在報到時,有簽署個人資料提供同意書。其中對於個人資料利用之對象及方式之條文如下:依台端所提供之個人資料,將以電子檔或紙本形式存留,僅限公司內部作業使用及外部主管機關查詢之用。本公司針對您所提供的個人資料,於本公司內部及必要之各單位間,進行處理、利用。
3.公司有請員工提供緊急連絡人及聯絡電話,由HR建立「員工緊急連絡清冊」
4.目前「員工緊急連絡清冊」是由HR保管,考慮如果在夜間生產現場若有臨時性的情況發生,生產主管或領班需要與其他員工和緊急連絡人聯繫時,連絡HR取得「員工緊急連絡清冊」再進行聯絡,可能會花不少時間,造成處理上有所延誤。
5.想知道如果公司在取得員工同意下,把「員工緊急連絡清冊」公告在公司內網上,以便有狀況時可以即時查閱,如此是否違反個資法?

「員工緊急連絡清冊」內容、目的及權限設定如下:
1. 員工:姓名、職稱、部門、手機/電話
2. 緊急連絡人:姓名、關係、手機/電話
3. 分類:生產組、工程師、品保組、工安
4. 目的是緊急時可以聯繫到員工的親人
5. 會在內網設定權限,只給有需要的主管調閱
6. 而有權限的主管,必須要遵守法令,不得任意傳播與濫用

謝謝

個資法

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A:  如公司為落實緊急時可以聯繫到員工或其親人的人事管理之目的,將員工緊急連絡清冊公告在公司內網,內網設定權限只給有需要的主管調閱,且規定有權限的主管必須要遵守法令,不得任意傳播與濫用該員工緊急連絡清冊者,應認符合個人資料保護法所稱之「特定目的」,並同時符合「與當事人有契約或類似契約之關係,且已採取適當之安全措施」、「經當事人同意」等情形,且係在必要範圍內為處理,屬個人資料之合法處理。

1. 按個人資料保護法所稱之個人資料,係指自然人之姓名、職業、社會活動及其他得以直接或間接方式識別該個人之資料(個人資料保護法第2條第1款);處理,指為建立或利用個人資料檔案所為資料之記錄、輸入、儲存、編輯、更正、複製、檢索、刪除、輸出、連結或內部傳送(同條第4款);非公務機關,指中央或地方機關或行政法人以外之自然人、法人或其他團體(同條第8款)。
非公務機關對個人資料之處理,應有「特定目的」,並應符合「與當事人有契約或類似契約之關係,且已採取適當之安全措施」、「經當事人同意」或「為增進公共利益所必要」等情形之一(個人資料保護法第19條第1項第2款、第5款、第6款)。

2. 個人資料保護法第5條並明文規定:個人資料之處理,應尊重當事人之權益,依誠實及信用方法為之,不得逾越特定目的之必要範圍,並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。所稱特定目的必要範圍內之個人資料之處理,其內涵實指憲法第23條指示之比例原則。司法院解釋多次援引憲法第23條為比例原則之依據,揭示其衍生權包括合適性原則、必要性原則及狹義比例原則(即過量禁止原則),據此,對於個人資料保護法第5條所稱「有無逾越特定目的必要範圍」之判斷,自應審查目的是否有正當性、基於正當性目的而利用個人資料之手段是否適當、是否是在所有可能達成目的之方法中盡可能選擇對當事人最少侵害之手段、因此對個人造成之損害是否與其手段不成比例等情(民國111年5月3日最高法院111年度台上字第2226號刑事判決、民國108年9月18日最高法院107年度台上字第4747號刑事判決、民國103年6月10日臺灣高等法院臺南分院103年度上易字第186號刑事判決參照)。

3. 另個人資料保護法所稱之「特定目的」,參照「個人資料保護法之特定目的及個人資料之類別」,其中修正特定目的項目代號2:「人事管理(包含甄選、離職及所屬員工基本資訊、現職、學經歷、考試分發、終身學習訓練進修、考績獎懲、銓審、薪資待遇、差勤、福利措施、褫奪公權、特殊查核或其他人事措施)」之規定,可知公司為落實緊急時可以聯繫到員工或其親人的人事管理之目的,而處理員工之個人資料者,應符合個人資料保護法所稱之「特定目的」;且該等資料之處理,如同時符合「與當事人有契約或類似契約之關係,且已採取適當之安全措施」、「經當事人同意」或「為增進公共利益所必要」等情形之一者,且係在必要範圍內為處理時,自屬個人資料之合法處理。

4. 所詢公司在取得員工同意下,把「員工緊急連絡清冊」公告在公司內網上,目的是緊急時可以聯繫到員工或其親人,會在內網設定權限,只給有需要的主管調閱,而有權限的主管,必須要遵守法令,不得任意傳播與濫用該員工緊急連絡清冊者,應認此係公司為落實緊急時可以聯繫到員工或其親人的人事管理之目的,將員工緊急連絡清冊公告在公司內網,內網設定權限只給有需要的主管調閱,且規定有權限的主管必須要遵守法令,不得任意傳播與濫用該員工緊急連絡清冊,故符合個人資料保護法所稱之「特定目的」,並同時符合「與當事人有契約或類似契約之關係,且已採取適當之安全措施」、「經當事人同意」等情形,且係在必要範圍內為處理,屬個人資料之合法處理,無從論以個人資料保護法第41條之非法處理個人資料罪,亦難認有不法侵害當事人權利之情事。


陳信至 律師
日本北海道大學法學博士、碩士,臺灣大學法學士
中國法律職業資格證書取得
萬國法律事務所律師、日本北海道大學法學研究科附屬高等法政教育研究中心客員研究員、中小企業榮譽律師
電話:
(02)2755-7366 #283
地址:
(106)臺北市大安區仁愛路三段136號13樓

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