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公司旅遊投保向員工索取個資


周OO 發問於 2022-03-01 | 臺北 | 其他未分類業

Q: 您好, 若因公司為特定少數員工辦理旅遊活動,需要對外向保險公司投保(旅遊平安險),而需向指定員工索取個資(ex:生日 身分證字號), 是否依法一定要另外向指定員工索取個資填回及個資使用同意書?
又或著公司可否直接自人資系統中調閱指定員工的個資逕行辦理投保, 而無須另外取得員工對此一個資使用的書面同意?

個資法

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A:  您好:
請參照個人資料保護法第8條規定:「公務機關或非公務機關依第十五條或第十九條規定向當事人蒐集個人資料時,應明確告知當事人下列事項:一、公務機關或非公務機關名稱。二、蒐集之目的。三、個人資料之類別。四、個人資料利用之期間、地區、對象及方式。五、當事人依第三條規定得行使之權利及方式。六、當事人得自由選擇提供個人資料時,不提供將對其權益之影響。有下列情形之一者,得免為前項之告知:一、依法律規定得免告知。二、個人資料之蒐集係公務機關執行法定職務或非公務機關履行法定義務所必要。三、告知將妨害公務機關執行法定職務。四、告知將妨害公共利益。五、當事人明知應告知之內容。六、個人資料之蒐集非基於營利之目的,且對當事人顯無不利之影響。」
如果您需使用員工之個資,依個人資料保護法第8條規定,除有第8條第2項規定情形,勢必要請員工簽署個人資料使用同意書始可。
因人資系統內之員工資料使用,是公司與員工簽署僱傭契約時,約定該個資是為便於公司管理聘僱之用,但一般而言,僱傭契約內並無告知員工該個資可以對外向保險公司投保平安險使用,為避免將來發生爭議,建議仍依法請求員工簽署個人資料使用同意書後再使用其個資較為妥適。

以上建議提供參考,如有任何問題,歡迎與我們諮詢,謝謝

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