法律小常識

依電子簽章法第2條第1款，電子文件係指文字、聲音、圖片、影像、符號或其他資料，以電子或其他以人之知覺無法直接認識之方式，所製成足以表示其用意之紀錄，而供電子處理之用者。電子文件和一般傳統紙本文件相比，具有傳遞快速、保存方便、呈現方式多元、節省紙張列印成本以及環保等多項優點，若使用電子文件來傳達意思，是否具法律上的效力？又法律明文規定須以「書面」為之或應提出「文書原本或正本」時，得否以電子文件為之？這些問題，電子簽章法都已經有明確規定，說明如下。

電子簽章法第4條、第6條第1項、第5條第1項規定電子文件之要件，依法令明文規定應以書面為之、書面保存或應提出文書原本或正本時，如其內容可完整呈現，並可於日後取出供查驗者，經相對人同意，得以電子文件為之。此時，用符合上述特性之電子文件來傳達特定意思，就會產生法律上的效力。
舉例來說，如果契約中已經明白載明可以用電子文件來作為表示之方法，而契約相對人嗣後未按契約履行期間履行契約義務時，就可以用email催告其履行，方便省時。此外，法律規定須以「書面保存」或「提出文書原本或正本」時，和「書面為之」相同，在符合完整性、正確性、保存性、可讀性等條件，而且經過相對人同意前提下，可以用電子文件代替。
不過應注意的是，如果法令或行政機關另有特別規定排除使用電子文件，或對電子文件的應用技術與程序有特別規定，則須遵守該特別規定。
舉例來說，買賣房屋時，依民法第758條第2項規定，應以書面為之，此時，縱買賣雙方同意用word檔來取代書面，且他們用word檔所記載之內容可以完整、正確呈現，也有妥善保存，之後可以讀取查驗，有鑑於土地登記規則第34條第1項規定，申請登記，尚應提出登記申請書、登記原因證明文件、所有權狀或他項權利證明書、申請人身分證明、其他證明文件等等，故當事人仍不得以電子文件方式來取代以傳統書面方式提出上述登記所需文件，完成土地登記，可謂屬「另有特別規定」之情形。
再者，於「應提出文書原本或正本」時，若專為核對筆跡、印跡或其他為辨識文書真偽必要或法令另有規定時，即不能使用電子文件；於「書面保存」部分，因為法律特別要求要以書面「保存」，所以用電子文件取代時，須一併保存電子文件之發文地、收文地、日期與驗證、鑑別電子文件內容真偽之資料訊息，若無法保存這些資訊，就不可以電子文件來取代。

• 電子簽章法（90.11.14）第2條、第4條、第5條、第6條