法律小常識

Q4：如何建立人評考核及稽核制度？

依國際商會（International Chamber of Commerce）所發行之「打擊勒索和賄賂行為準則與建議」，有關建議人評考核及稽核制度可區分如下：

一、建立人評考核制度：

（一）對於員工之宣示：

應確保企業員工若因為拒絕賄賂而丟掉生意，將無人會遭受懲罰。同樣的，誠信與倫理守則中應明定行賄或收賄的員工須受處分。為使誠信與倫理守則有效及具強制性，應讓員工清楚這是企業的政策。如果企業有人力資源部門，該部門主管應積極參與訂定誠信與倫理守則。

（二）對員工之訓練：

確保企業全體員工，包括新進員工，以及供應商、外包商、其他商業夥伴熟知並認同誠信與倫理守則的細節。誠信與倫理守則須明確規定，公司決策必須以追求企業最佳利益為優先，而不是個人利益。

（三）如何加以落實：

確認企業每位員工都瞭解為何要訂定誠信與倫理守則，以及沒有該守則所存在的風險。企業每位成員都應瞭解對執行該守則要盡一份責任。不論企業的結構如何，每位員工都需要充分瞭解該守則。誠信與倫理守則可以寫成比較簡明易懂的文件，以便讓所有員工都能理解。一旦企業僱用新人，或者要求家族成員為企業做事，須確認他們都看過誠信與倫理守則的文件，而且瞭解該守則對企業的重要性。

確定企業中每個人都瞭解有關贈受財物的登錄方式及報告程序，以及該知會那些人、遇到潛在利益衝突時有那些人可提供諮詢。如何處理以上這些問題，要看企業的規模而定。若企業只有幾個員工，也許可辦一次教育訓練即可，否則就需要分組舉辦多次教育訓練。舉辦誠信與倫理守則的教育訓練，最好是讓參加員工都簽名，並登錄有哪些員工已參加。對於企業新進人員瞭解誠信與倫理守則之後，也要留下紀錄。最重要的是，企業要明確表明，誠信與倫理守則就是公司處理反賄賂的規範，也是公司日常進行商業活動的準則。另外，企業也要明白揭示，員工違反誠信與倫理守則會面臨什麼樣的紀律處分。若公司有許多員工，確認人力資源部門經理參與有關誠信與倫理守則的討論，並確保符合當地政府的勞動法規。例如，很多國家規定，像誠信與倫理守則之類的公司政策，必須先翻譯成當地的語言，才能發生效力。

同樣重要的是，要讓企業員工瞭解，因拒絕從事賄賂而錯失商機，並不會被處罰。

二、建立稽核制度：

稽核制度可以透過下列方式來建立：

（一）所有的財務交易應適當和公正的記錄在適當的會計帳簿，以供董事會、監察人或相關機構、審計人員檢視。

（二）不得有「外帳」或秘密帳戶，以及不得發出任何與交易有關的不正當或不公正的文件記錄。

（三）企業應採取一切必要措施，建立獨立的審計機制，無論是經由內部或外部審計，以揭露任何違反誠信與倫理守則的交易。然後必須採取適當的糾正行動。

（四）企業應當遵守所有的國家稅法和法規條款，包括禁止從應稅收入中扣除任何形式的賄賂支付，並誠實繳納稅賦。