法律小常識

Q3：如何建立內控監督制度？

一、依「商業反賄賂守則中小企業版」建議： 反賄賂策略只有透過實際執行，才能發揮效用。企業須思考透過怎樣的過程以做到誠信與倫理守則最有效的控管，並建立監督制衡機制。企業不論大小一定需要有內部監督控制。例如，支票上須多1個人簽名、控制費用支出、取消訂單等。以下幾點可供參考：

(一）財務控制非常重要(包括內部會計控制)，正確落實財務控制，可發掘異常現象。例如：企業應保存適當記錄所有財務往來的帳冊及記錄，俾供檢查之用，且企業不能持有秘密帳戶。

(二）仔細檢視所有契約條款，有助於發現付款及實際欠缺透明化之現象。

(三）優質的管理可經由饋贈、招待及費用支出等情形，立即發現異常狀況。

(四）勞資關係和公司政策若維持良好，將可促進透明化，並使相關誠信規定被遵循。

(五）企業高層建立典範，可塑造優良之企業組織文化。

(六）企業應建立起反饋贈機制及其他內部監督控制程序，以促進誠信與倫理守則持續改善。例如：可在董事會或公司其他會議列入議程以定期檢討誠信與倫理守則；企業的高級管理階層應監控誠信與倫理守則的實施，定期審查誠信與倫理守則是否恰當、充分和有效，並對誠信與倫理守則進行適當的改進。

(七）應保存書面的紀錄，並接受監督。例如：企業應建立內部控制系統，尤其是其會計及憑證保存業務，必須接受定期審核，以確保它們在反賄賂方面行之有效。

(八）相關步驟都確認已被遵循，內部監督控制才能確實有效實施。

二、聯合國反腐敗公約（The United Nations Convention Against Corruption）之規定：

聯合國反腐敗公約（The United Nations Convention Against Corruption）要求其各締約國均應當根據本國法律的基本原則採取措施，防止涉及私營部門，如中小企業等的腐敗，加強私營部門的會計和審計標準，並酌情對不遵守措施的行為規定有效、適度而且具有警戒性的民事、行政或者刑事處罰。

(一）我國雖非該公約之締約國，惟該公約第十二條有關私營部門之相關規定，亦值得我國政府借鏡，在相關立法可包括下列內容；進而，中小企業在我國政府制訂相關規定前，亦得主動出擊，自我要求且落實下列內容：

1、促進執法機構與有關私營實體之間的合作；

2、促進制訂各種旨在維護有關私營實體操守的標準和程式，其中既包括正確、誠實和妥善從事商業活動和所有相關職業活動並防止利益衝突的行為守則，也包括在企業之間以及企業與國家的合同關係中促進良好商業慣例的採用的行為守則；

3、增進私營實體透明度，包括酌情採取措施鑒定參與公司的設立和管理的法人和自然人的身分；

4、防止濫用對私營實體的管理程式，包括公共機關對商業活動給予補貼和頒發許可證的程式；

5、在合理的期限內，對原公職人員的職業活動或者對公職人員辭職或者退休後在私營部門的任職進行適當的限制，以防止利益衝突，只要這種活動或者任職同這些公職人員任期內曾經擔任或者監管的職能直接有關；

6、確保私營企業根據其結構和規模實行有助於預防和發現腐敗的充分內部審計控制，並確保這種私營企業的帳目和必要的財務報表符合適當的審計和核證程式。

（二）為了預防腐敗，我國政府及中小企業應當根據關於帳簿和紀錄保存、財務報表披露以及會計和審計標準的法律法規採取必要措施，禁止為實施根據本公約確立的任何犯罪而從事下列行為：

1、設立帳外帳戶；

2、進行帳外交易或者帳實不符的交易；

3、虛列支出；

4、登錄負債帳目時謊報用途；

5、使用虛假單據；

6、故意在法律規定的期限前銷燬帳簿。