法律小常識

A公司和B公司為具有長期合作關係之上下游廠商，A公司業務代表與B公司業務代表於談判磋商過程中有蒐集、處理對方個人資料（例如聯絡方式）之行為，可否主張具有個人資料保護法第19條第1項第2款「與當事人有契約或類似契約之關係」之合法事由？還是須另外取得業務代表本人的書面同意？

個人資料保護法所稱「當事人」係指個人資料之本人（個人資料保護法第2條第9款規定參照），故個人資料保護法第19條第1項第2款規定「與當事人有契約或類似契約之關係」所稱之「當事人」，並不僅限於契約或類似契約當事人，某契約或類似契約關係中，與必須蒐集之個人資料本人有關而得以直接或間接方式識別該個人之資料，皆屬之。換言之，縱使契約或類似契約當事人雙方，皆為法人或團體等非公務機關，一方非公務機關為履行該契約，或於契約成立前為準備或商議訂立契約所進行之接觸或磋商行為，因該內部關係之基本行為所涉及與第三人之接觸、磋商或聯繫行為，於特定目的必要範圍內，得蒐集他方非公務機關之受雇員工（聯絡人）個人資料，無須再取得該個人資料本人之當事人書面同意。
因法人乃法律上擬制之人格，一切事務必須由其代表人或受僱人行使職權或執行職務，始得為之，故法人為履行與其他法人間之契約或接觸磋商或類似契約關係，而蒐集、處理或利用「法人業務上之必要連繫個人資料」，例如法人代表人或員工處理法人業務之必要聯絡方式資料，應屬符合個人資料保護法第19條第1項第2款規定之合理蒐集，無須另外取得當事人書面同意。因此，A公司和B公司之業務代表應可為其業務聯繫目的蒐集、處理對方之個人資料，惟其利用時，仍應參照個人資料保護法第5條比例原則規定，不得逾越必要範圍，並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。